吉林大学基本建设类档案立卷工作规范

吉林大学基本建设类档案立卷工作规范

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　　1、.PAGE ：.；吉林大学根本建立类档案立卷任务规范为了提高我校根本建立档案以下简称基建档案的质量和科学管理程度，充分发扬基建档案在学校建立任务中的作用，并为考核基建档案任务提供根据，根据教育部、等规章，结合我校实践，特制定本规范。基建档案任务的根本原那么1.1 凡在根本建立管理和根本建立工程工程活动过程中直接构成的，有保管价值的文字、图表及声像载体资料等，均属基建类档案。1.2 基建档案必需实行集中一致管理的原那么，确保档案资料完好、准确、系统、平安和有效利用。 1.3基建档案任务要纳入基建规划、方案，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开场就与建立档案任务同步进展；工程建立过程中

　　2、，要与开工资料的积累、整编、审定任务同步进展；工程开工验收时，要与提交一整套合格的开工图的验收同步进展。1.4 把基建档案任务列入学校的开展方案,在经费、库房、设备和人员配备等任务条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案任务经费。2基建档案归档范围确实定2.1 确定的原那么2.1.1 归档的基建管理和工程建立中构成的文件资料必需对学校和社会当前与长久具有参考价值和凭证作用。2.1.2 归档的基建文件资料，必需反映基建管理和工程建立的全过程，保证完好、准确、系统。2.1.3 归档的基建文件资料，必需遵照其自然构成规律,坚持其有机联络，具有成套性。2.2 归档的主要内容和

　　3、重点2.2.1 归档主要内容包括综合管理、可行性研讨、设计根底资料、设计文件、工程管理文件、施工文件、开工文件、消费技术预备、试消费基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，详细见附件一。2.2.2 归档的重点是工程建立各个阶段构成的不同载体、方式的文件资料 ，特别是包括开工图在内的全套图纸。2.3 不归档的文件资料 2.3.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；2.3.2 正式施工前的草图，未定型的图纸；2.3.3 重份文件和重份图纸；2.3.4 无查考价值的暂时性、事物性文件。以上某些方面假设需求，也可自行作资料暂存。3. 基建文件资料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷

　　4、3.1.1 根据及相关的档案法规，我校档案任务实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平常要作好档案的整理，预立卷任务。3.1.2学校档案馆依法对基建管理部门的文件资料的立卷任务进展业务指点、监视和检查。3.1.3 网上著录是基建管理部门立卷任务的组成部分，可随时进展网上归档。详细见。3.2 预立卷3.2.1 档案预立卷任务，是我校部门立卷的根底，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷任务，对学校立卷部门做好平常归档任务，提高立卷质量，方便归档前的查找利器具有重要的作用。3.2.2基建管理部门可根据本部门的任务职责和当年任务义务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门根本任务和常规任务

　　5、又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款称号可简明概括地反映文件的内容、作者、称号。基建文件资料的归档流程4.1 构成与积累4.1.1 学校基建部门要有一位担任人分管基建档案任务，并配备相应专兼职档案人员，担任基建文件资料的构成 、积累、归档任务。4.1.2 基建部门接到基建工程后，在布置任务方案的同时布置构成积累基建文件资料的义务。4.1.3 基建工程实行总承包给外单位的,由各分承包单位担任搜集、整理分包范围内的基建文件资料，交总承包单位汇总、整理，开工时由总承包单位向学校基建部门提交完好、准确、系统的基建档案资料。4.1.4 基建工程由几个单位分别承包的，各承包单位担任搜集、整理所承包工

　　6、程的基建文件资料，交学校基建部门汇总、整理。4.1.5 学校档案部门应随时了解大型基建工程主要的工程进度、督促、指点专兼职档案员及工程技术人员做好基建文件资料的积累任务。4.1.6 基建部门应严厉执行基建文件资料的审签制度，明确职责，把好文件构成的质量关。4.1.7 学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件资料的编号能否一致，要与它所反映的对象一致，能提示其性质与特征。4.1.8 运用基建文件资料过程中不允许随意更改。如有更改，必需填写变卦通知单，并履行同意手续。4.1.9 归档的基建文件资料格式要一致，字迹工整，图象明晰。4.1.10 归档的底图，格式须按国家制图规范绘制完成。4.1.11

　　7、 归档的蓝图,规格必需符合国家规范，字、图明晰，用纸优良。4.1.12 工程承包合同或施工协议中要根据国家对编制开工图的要求，对开工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好开工图。4.1.13 凡是重要和经常运用的文件资料要有副本。其它文件资料普通归档一份。4.1.14 学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。4.2 整理组卷4.2.1 基建工程终了含最终完成、阶段完成后，基建部门分管基建档案文件资料任务的担任人，组织本工程构成的应归档的基建文件资料的整理组卷任务。4.2.2 根据基建文件资料的构成规律,按坚持其有机联

　　8、络和便于利用查找的组卷原那么,对基建文件资料的内容、价值、数量和载体方式进展系统整理，按工程工程组卷，一项一卷或假设干卷。管理性文件资料排在整个工程首卷，其他资料按文件性质分别组成案卷。4.2.3 文字资料的排序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号陈列即：地质图、初步设计图、建筑施工图、构造施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。4.2.4 撤除卷内文件资料上的金属物，对破损的文件资料进展修补。4.2.5 基建文件资料采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷皮或盒的，以手风琴式折成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底

　　9、图必需用缝纫机打图边。4.2.6按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只需有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，反面的左上角，用铅笔书写。4.2.7蓝图、底图可以一组有机联络的图纸为一件，以件为单元，在每件文件资料的右上角加盖有单位称号、档号、件号的戳记章，并逐一填写。4.2.8 参照附件一，确定保管期限4.2.9 拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求构造完好，普通应准确概括卷内文件主要责任者、内容、称号文种。除会议文件外，不得用“xxx文件资料。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。4.2.10 利用档案

　　10、管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件或图纸陈列先后顺序的序号。文号或图号一栏，应填写文件制发机关的发文字号或图号。责任者一栏，应填写构成该文件或图纸的单位或对该文件或图纸负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件或图纸标题，要照实抄录不得简单。没有标题或标题不能阐明文件或图纸内容的，可自拟标题，外加“ 号。日期一栏，应填写文件或图纸的构成时间。填写时可省略“年、“月、“日，在表示年、月数字右下角加“.号。页号页次一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。4.2.11填写卷内备考表。本卷情况阐明一栏，应填写本卷文件资料的总件数与总页数。如卷内

　　11、文件资料有缺损、修正、补充、移出等情况，立卷人要照实填写并签名标注时间必需用碳素笔或蓝黑墨水笔书写。立卷人一栏，由组本钱卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进展审核的担任人签名或盖章。4.2.12装订。装订成卷的文件资料，应选择胶订或线订，不能用金属资料装订。线订案卷采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。假设装订线处有重要批注者，须进展贴边处置。4.3 归档验收3.3.1 基建工程在验收前，档案部门对预备归档的基建文件资料进展预验收，出具证明，否那么不能组织工程开工验收。4.3.2 学校档案部门应是工程验收小组成员,会同窗校基建部门担任基

　　12、建文件资料的验收任务。4.3.3基建工程在验收后两个月内归档。档案部门要仔细进展审查、验收归档的资料。4.3.4 学校基建部门应从基建总投资中拘留5% ，作为基建保证金，待基建档案资料归档验收合格后发还。4.3.5 移交档案时，交接双方必需当面检查验收文件资料能否搜集齐全完好；陈列、书写、装订能否符合要求；标题能否准确。凡不符合规定要求的，接纳人可暂不接纳，并要求移交人矫正，补交。4.3.6 移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接纳单位一栏，必需加盖单位公章；移交人、接纳人一栏，必需用碳素笔或蓝黑墨水钢

　　13、笔书写；时间一栏，必需填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。4.3.7基建类管理性文件资料于次年五月底以前归档。5. 基建档案的管理5.1 分类编号5.1.1参照结合我校基建档案的内容和特点进展分类标引、给出检索分类号。5.1.2一级类目的设置与标识：采用类目称号主词的汉语拼音的第一个字母“JJ，即“JiJian基建的缩写。5.1.3 二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，规范是根据该类档案的构成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进展设置。二级类目的标识，采用“双位制。如：“综合为“11，其他二级类目依次层累为12、13 . .99，但10、2

　　14、0 等带“0的数字不用。5.1.4基建类档案类目的设置与标识其整体标识方式为：全宗号+年度号+类目号一级类目+二级类目+案卷号072000JJ111n 案卷号 基建综合代号二级类目基建类代号一级类目年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。附件一吉林大学根本建立类档案归档范围和保管期限表JJ11 综 合序号 归档范围 保管期限1 上级有关基建任务的文件 长期2 本校基建任务的规章制度、任务方案、总结 长期3 本校基建任务总体规划、统计报表 永久4 基建工程财务预、决算 永久5 全校性总体规划、设计总平面图 永久6 水、电、气管道分布图 永久7 地质勘探、地形丈量资料 永久8 基建

　　15、投资的请示、报告与批复 永久9 综合性征地文件资料 永久10 其它需求归档的资料JJ12 工程工程序号 归档范围 保管期限1 可行性研讨1工程建议书及上级批复 永久2可行性研讨报告 永久3工程评价 永久4环境预测、调查报告 永久5设计义务书及方案义务书 永久2 设计根底1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及阐明 永久2地形地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装丈量定位、察看记录 永久3水文、气候、地震等其它设计根底资料 永久3 设计文件1初步设计 永久2技术设计 永久3施工图设计 永久4技术资料、专利文件 永久5设计计算书 永久6关键技术实验

　　16、 永久7总体规划设计 永久8设计评价、鉴定及审批 永久4 工程管理文件1征用土地同意文件及红线图、拆迁、补 偿协议书 永久2承包合同、协议、招标、招标、租赁文件 永久3施工执照 永久4环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书 永久5产权证书 永久5 施工1土地施工文件 永久1 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 永久2 施工组织、施工方案、施工方案、施工技术措施、施工平安措施、施工工艺 永久3 原资料及购件出厂证明、质量鉴定 永久4 建筑资料实验报告 永久5 设计变卦、工程更改洽商、资料仿用核定审批 永久6 土建施工定位丈量地质勘察 永久7 土、岩实验报告、根底工程、根底

　　17、工程施工图 永久8 隐蔽工程验收记录 永久9 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处置报告 永久10 分项、分单位工程抽量检查、评定 永久11 交工验收记录证明 永久12 施工报告、施工验收报告 永久2设备及管线 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 永久2 设计变卦、工程更改洽商单、资料、零部件、设备代用审批 永久3 焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录 永久4 隐蔽工程检查验收记录 永久5 强度、密闭性实验报告 永久6 设备调试记录 永久7 施工安装记录、安装质量检查、评定事故处置报告 永久8 系统调试、实验记录 永久9 管线清洗、通水、消毒记录 永久1

　　18、0 管线标高位置、坡度丈量记录 永久11 中间交工验收记录证明，工程质量评定 永久12 开工报告、开工验收报告 永久3 电气、仪表安装施工文件 永久1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 永久2 设计变卦、工程更改洽商单、资料、零部件、设备代用审批 永久3 调试、整定记录 永久4 性能测试和校核 永久5 施工安装记录、质量检查评定、事故处置报告 永久6 操作、联动实验 永久7 电气安装交接记录 永久8 中间交工验收记录、工程质量评定 永久9 开工报告、开工验收报告 永久6 开工验收 1开工验收报告 永久2全部开工图纸 永久3质量评审资料 永久4工程现场声像资料 永久5开工验收会议决议文件 永久7 基建财务、器材管理1财务方案、年度方案 短期2工程概算、预算、决算 永久3主要资料耗费、器材管理文件 短期4交付运用固定资产文件 永久8 其它需求归档的资料

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